Onderscheidend een e-mail aan klanten beantwoorden

De meeste mensen versturen dagelijks heel wat mails naar klanten, collega’s, relaties en vele vele anderen. Als je een mail gaat beantwoorden kun je er voor kiezen om netjes te beginnen met ‘Beste ….’ en dan een reactie op het eerdere mailbericht. Goed en meestal duidelijk voor de ontvanger. Wil je opvallen in de mailbox van de ander, kies dan voor een onderscheidende manier.

Val op in de mailbox

Verander het onderwerp
Kies je voor beantwoorden, dan zet het mailprogramma automatisch ‘RE:’ of ‘Betr:’ voor het oorspronkelijke onderwerp. Doe het anders en maak een nieuw onderwerp aan, iets wat meer slaat op de inhoud van jouw mailbericht.

Stel, iemand stuurt je een mail of je al een reactie hebt ontvangen op een offerte. Het onderwerp van jouw mail kan dan bijvoorbeeld zijn ‘offerte morgen bespreken met klant’ of ‘offerte na gebeld’.

Begin eens anders
Beginnen met ‘geachte’, ‘beste’ of ‘hallo’ gevolgd door de naam is netjes. Wil je opvallen, begin dan met een zin waar je de naam van de lezer in verwerkt.

Bijvoorbeeld: ‘Bedankt voor het toesturen van de informatie, Esther’ of ‘Inderdaad leuk dat we elkaar vorige week op de bijeenkomst hebben gesproken, Bert’.

Wis overbodige informatie
Vaak staat onder een mail nog het oude mailbericht. En daaronder soms nog een en nog een…. Wis alle overbodige informatie zodat de mails compact blijven. Overweeg om de belangrijkste zinnen uit het ontvangen mailbericht te kopiëren naar jouw antwoord. De lezer ziet dan zijn/haar eigen vraag en meteen jouw reactie.

Maak een aangepaste standaard handtekening
Bij een antwoord op een mail is het niet nodig om de hele digitale handtekening inclusief logo en adresgegevens toe te voegen. Maak een aparte variant aan voor het beantwoorden van mails. Bijvoorbeeld met alleen jouw persoonlijke gegevens.

Vraag het in vet
De inhoud van een gemiddelde mail is niet al te lang en bij voorkeur maximaal twee alinea’s. Heb je een aantal vragen waarop je antwoord wilt hebben, zet deze dan in vette letters. Ze vallen de ander meteen op en het maakt duidelijk dat actie gewenst is.

Altijd reageren

Tot slot: reageer altijd op een mail als de verzender dat verwacht! Al is het maar een mail met de mededeling dat je er later in de week op terug komt. De ander blijft dan niet afwachten en zich afvragen of de mail wel goed is aangekomen. Dat is wel zo aardig. Voor e-mails is de geaccepteerde reactietijd 24 uur, dus je hebt altijd wel een moment om iets van je te laten horen.

Tips voor een onderscheidende afsluiting lees je in het blogbericht ‘Met vriendelijke groet’.