Opvallende offertes: een schot in de roos voor nieuwe opdrachten

Laten we één ding met elkaar afspreken. Dat je vanaf nu geen enkele offerte of begeleidende brief/e-mail meer begint met ‘Naar aanleiding van…’ of ‘Het is ons een genoegen…’. Ook andere correspondentie niet trouwens. Gewoon weghalen uit je systeem, vergeten. Het is zo onorigineel dat je het jezelf lastig maakt om onderscheidend te zijn. En dat terwijl je iemand vanaf de eerste zin wilt vastpakken!

Opvallende openingszin

Voor de meest aantrekkelijke openingszin heb je drie opvallende mogelijkheden.

• Allereerst iets wat jouw gesprekspartner heeft gezegd in het acquisitiegesprek.
• Of formuleer de kernvraag die de klant je heeft gesteld. Over echte aandacht gesproken, dit is luisteren in optima forma!
• Een derde variant is een quote van filosofen, (voormalig) politici of acteurs. Of kies als opvallende opening een statement uit jouw vakgebied of actualiteit: ‘Het FD kopte vorige week ….’, bijvoorbeeld.

Een goed opgebouwde offerte

De opbouw van een offerte ziet er zo uit:

De aanleiding

Centraal staat de vraagstelling van de klant, datgene waar jullie over gesproken hebben. Begin nooit met een introductie van jouw bedrijf, eerst is er aandacht voor de ander. Laat zien dat je goed geluisterd hebt en de vraagstelling begrijpt. Door de behoefte in een vragende vorm te formuleren wek je nieuwsgierigheid die uitnodigt tot verder lezen. Afhankelijk van het aantal pagina’s maak je eerst nog een beknopte samenvatting en inhoudsopgave.

De oplossing

Wat ga jij doen om te voorzien in de behoefte van de klant? Ga in op technische details als je weet dat de klant die begrijpt en/of relevant vindt. Anders hou je het op hoofdlijnen en focus je met name op de voordelen van de oplossing.

De referenties

Voeg circa drie referenties toe van vergelijkbare vraagstukken die je hebt opgelost, met naam en toenaam van klanten, die je daarvoor om toestemming hebt gevraagd. Referenties in een offerte geven antwoord op de vaak onbewust aanwezige vraag of iemand de juiste keuze maakt.

De introductie

Van jou in dit geval. Dit onderdeel is niet altijd nodig, wel als er meerdere beslissers zijn. Geef kort weer wat jouw bedrijf doet en hoe jullie aandacht aan klanten geven. Vertel geen glad verkoopverhaal, juist de sympathie die je opwekt met storytelling werkt. Dat is Human2Human.

De prijs

Spreek in offertes niet over kosten, dat geeft negatieve vibe. Gebruik liever investering of tarief, dat klinkt veel aangenamer. Voeg leverings- of algemene voorwaarden toe bij de offerte, niet pas bij de opdrachtbevestiging.

Let op!

Wees heel voorzichtig met knippen en plakken uit eerdere offertes. Het zal niet de eerste keer zijn dat de naam van het ene bedrijf opduikt in de offerte voor een totaal andere organisatie.

Offertes in Human2Human-stijl

Een zakenrelatie wilde een groot feest organiseren en benaderde twee sterrenrestaurants voor een offerte. De behoefte was helder: het moest spectaculair worden. De eerste offerte die hij ontving liet een opsomming zien van hapjes, luxe hapjes en wijnassortiment, als ging het om een cateraar. Het tweede restaurant plande meerdere besprekingen, vermeldde in de offerte naast culinair lekkers het regelen van de muziek en hotels voor buitenlandse gasten. Echt op maat gesneden. En dat is waar het bij Human2Human om draait.

De klant verwacht een aanbod dat feilloos past bij de behoefte die je in het acquisitiegesprek hebt achterhaald. Natuurlijk mag je de offerte aantrekkelijk maken met aansprekend beeldmateriaal, kleuren die passen bij de klant en slim gebruik van opsommingen of vetgedrukte tussenkoppen. Zolang je de kern van de vraag maar raakt en daar exact op inspeelt. In de hele offerte laat je nadrukkelijk de taal van de klant terugkomen. De woorden die zij uitspreken willen ze lezen in de offerte, dat schept herkenbaarheid en vertrouwen.

De eigentijdse afsluitende zin

Heb je als afsluiter een zin in de trant van ‘Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’? Schrijf eens in de volgende stijl: ‘Meneer Jansen, ik ben benieuwd naar uw reactie op de offerte. Volgende week neem ik contact met u op om deze verder door te spreken. Heeft u eerder vragen, bel of mail mij gerust.’ De naam noemen is sowieso een aanrader, lekker persoonlijk. Als extra aandachttrekker zet je een PS onder je handtekening. Die leest iemand namelijk altijd en die biedt je een uitgelezen kans voor een commerciële twinkeling door te verwijzen naar een bedrijfsfilm, infographic of andere interessante link.

Hardcopy offerte? Wees creatief!

Omdat de meeste offertes via e-mail worden verstuurd, is een hardcopy versie des te opvallender. Wees creatief! Ik kom soms de gekste dingen tegen, ze werken enorm krachtig zolang ze passen bij jouw doelgroep. De restauranteigenaar die aan huis de offerte aanbiedt onder een cloche voor het huwelijksdiner. De notaris die een stofdoek meestuurt om te laten zien dat zij het – onterecht – stoffige imago van zich af schudt. De machinefabriek die een knutselpakket voor de kinderen van de klant meestuurt, zodat die iets moois kunnen fabriceren. Toch via e-mail? Stuur vooraf een persoonlijk bericht dat de offerte de volgende dag in de mailbox van de klant verschijnt.