Zo schrijf je een sterke offerte

Het schrijven van een offerte is voor de meeste bedrijven een vast onderdeel in het commerciële traject. Soms ben je de enige die een offerte mag uitbrengen, terwijl je de andere keer een van de twee, drie of zelfs meer aanbieders bent. In het gesprek voorafgaand aan de offerte heb je de kans gehad om jezelf zakelijk onweerstaanbaar aantrekkelijk te presenteren. Nu is het de uitdaging om met de offerte een volgende stap in de richting van een nieuwe opdracht te zetten. Met de volgende 4 tips schrijf je een sterke offerte.

Wat wil de (potentiële) klant?

Een offerte schrijf je pas op het moment dat je goed in beeld hebt gebracht wat de ander zoekt. Wat is zijn probleem? Waaraan heeft hij daadwerkelijk behoefte? Ben jij de aangewezen persoon een oplossing te bieden? Het zorgvuldig achterhalen van de wensen en behoeften van een potentiële klant is noodzakelijk om een goede offerte te schrijven. Een op deur voor velen, maar ik zet hem graag weer even wat verder open voor diegenen die hier soms te weinig tijd aan besteden. Achterhaal in het gesprek ook of je een serieuze kandidaat bent voor de opdracht en waar jouw gesprekspartner zijn of haar beslissing op gaat baseren.

De standaardofferte

Die bestaat niet. Geen enkele klant is standaard dus kan een offerte dat ook niet zijn. Iedere klant is speciaal, de vraagstelling is steeds weer anders (al is het soms in details) en je wilt jouw klanten vast niet het gevoel geven dat ze een van de velen zijn voor wie je eenzelfde offerte schrijft. Wat uiteraard wel handig is, is een standaard structuur van de offerte. Een aantal onderdelen komen in alle offertes terug en sommige onderdelen zijn met kleine aanpassingen geschikt om in elke offerte te plaatsen. Pas op: voorkom knip-en-plak-werk! Je zou zomaar de naam van een andere klant in de offerte kunnen laten staan of andere vergissingen maken. Lees de gehele offerte na het schrijven altijd kritisch door of vraag een collega dit te doen.

Tip: schenk aandacht aan de offerte, zorg voor een strakke lay-out en duidelijk leesbaar lettertype. Gebruik eventueel afbeeldingen of zet het logo van de klant er bij. Hardcopy versie van de offerte? Die doe je in een speciale offertemap of je laat het inbinden.

Wat heb je te bieden?

Een goede offerte bevat minimaal een beschrijving van de wensen en behoeften van de klant. Daarna omschrijf je hoe jouw product of dienst daar op aansluit. Benoem de voordelen ervan, zodat de ander kan lezen waarom dit bij uitstek voor hem of haar geschikt is. Bedenk dat de prijs wel belangrijk kan zijn, maar zeker niet het belangrijkste is. Voor een goed aanbod en de goede oplossing, is er ook bereidheid om te betalen. Tip: de prijs vermeld je beter niet als “kosten” maar bijvoorbeeld als “investering”. Of spreek in termen van opbrengsten.

De begeleidende brief of e-mail

Een brief of e-mail bij de offerte is bestemd voor jouw gesprekspartner. Maak deze daarom persoonlijk door te refereren aan het gesprek (hoe prettig het was bijvoorbeeld of bedank voor de interessante rondleiding door het bedrijf). De offerte zelf wordt wellicht door meer mensen gelezen, dus die hou je altijd zakelijker. Voeg geen standaardtekst toe aan een offerte. De hele offerte in briefvorm schrijven is eveneens af te raden. Hooguit doe je dit als het in totaal maximaal 2 A4-tjes omvat.

Tot slot: onderneem actie! Na het versturen van de offerte kun je wachten tot de ander belt om jou de opdracht te geven. De praktijk leert dat dit niet zo’n verstandige keuze is. Onderneem zelf actie door jouw contactpersoon te bellen om te vragen wat hij of zij van de offerte vindt. Vraag niet of alles duidelijk is (daar heb je immers zelf al voor gezorgd), maar bijvoorbeeld wel wat de ander aanspreekt en welke vervolgafspraken je kunt maken. Je zult zien, met nabellen wordt de slagingskans van elke offerte een stuk hoger!