overtuigend taalgebruik in email

Sprankelend taalgebruik in offertes

12 nov 2008 | Commerciele slagkracht

‘Naar aanleiding van ons prettig onderhoud d.d. 7 november, doen wij u bijgaand de offerte toekomen voor onze dienstverlening.’ …. ik was er even stil van toen ik het las. De brief waarin dit staat is afkomstig van een bedrijf wat de uitstraling wil hebben van opvallend, klantgericht en passie-voor-het-vak. Een aantal van de medewerkers straalt dit ook zeker uit. Hoe zonde is het om te ontdekken dat de externe communicatie hier nog niet op is afgestemd? Opvallend communiceren is altijd een aanrader als je je wilt onderscheiden van de andere aanbieders in jouw vakgebied. En dat willen we toch allemaal?

Modern taalgebruik als begin….

Laten we de openingszin van een brief eens wat verder onder de loep nemen. Bovenstaande zin bevat nogal wat stoffige taal: naar aanleiding van, prettig onderhoud, d.d., doen toekomen. Er zijn talloze variaties te bedenken, variërend van ‘Hartelijk dank voor het ontspannen, informatieve gesprek dat we vorige week met elkaar hebben gehad.’ tot ‘U heeft een goede keuze gemaakt om een CRM-systeem te gaan aanschaffen, het maakt uw dagelijkse werkzaamheden een stuk eenvoudiger!’. Het is maar net welke stijl bij jou past.

….de klant voorop zetten….

Ook staat de klant niet écht voorop in de eerder genoemde zin, maar het bedrijf zelf. Er staat ‘doen wij u de offerte toekomen’. Wij-de-leverancier staat dus letterlijk voor u-de-klant. Draai het om en het is meteen een stuk klantvriendelijker. Als je dan ook nog ‘doen toekomen’ weglaat is het ineens een totaal andere uitstraling. Bijvoorbeeld: ‘Bijgaand ontvangt u de offerte waarin u kunt lezen hoe ons systeem aansluit op uw doelstellingen en wensen.’ of ‘In bijgaande offerte leest u welke voordelen het systeem u oplevert’.

….en een eigentijdse afsluiting

De afsluiting van een brief kan al net zo stoffig zijn, denk maar aan ‘Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’. Schrijf bijvoorbeeld eens in de volgende stijl: “Meneer Jansen, ik ben benieuwd naar uw reactie op de offerte. Volgende week neem ik contact met u op om deze verder door te spreken. Heeft u eerder vragen, bel of mail mij gerust’. Zorg ervoor dat je zelf actie blijft houden in plaats van te zetten dat je de reactie van de ander afwacht. Het gebeurt helaas nog te vaak dat offertes niet worden nagebeld, met een gemiste kans als gevolg.

Oubollig en weinig sprankelend taalgebruik in brieven komt helaas nog veel voor in het bedrijfsleven. Ik zie het geregeld terug als ik voor organisaties een CommunicatieCheck uitvoer. Teksten zijn niet altijd actief geschreven en vaak te veel vanuit het bedrijf zelf geredeneerd in plaats van uit de klant. Dit geldt voor zowel de papieren als de digitale communicatie. Er valt nog wel een slag te maken in creatief schrijven, ga de uitdaging aan!

Tip! maak ook een opvallende afsluiting, lees er meer over in het artikel Met vriendelijke groet.

Daniëlle de Jonge

Praat mee

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

  • Peer Plint

    15 juli 2016 om 16:56 uur

    “Met referte aan het gesprek dat wij recentelijk met u mochten voeren, is het ons een bijzonder groot genoegen u bijgaand de besproken gegevens te doen toekomen.”

  • Robbert

    11 mei 2016 om 9:51 uur

    Bedankt Danielle. Het is eigenlijk erg simpel om een meer dynamische en jonge uitstraling te communiceren maar je moet er maar net op komen.
    Thanks!

    • Daniëlle de Jonge

      11 mei 2016 om 13:58 uur

      Dank voor het compliment, Robbert. En inderdaad, succes zit soms in heel kleine aanpassingen van wat je al doet. Maak er wat sprankelends van!

  • Jorrit Schiks

    27 november 2008 om 15:26 uur

    Daniëlle, Wat sla je de spijker weer op z’n kop.
    Dat je als bedrijf een ‘standaard’ offerte gebruikt is logisch,
    maar laat het niet merken dat je je potentiele klant maar ‘standaard’ vindt.