uitnodiging klantendag origineel klantgericht

Tips voor een uitnodigende uitnodiging voor klantendagen

11 nov 2010 | Waardevolle klantrelaties

Een seminar, open dag, klantendag, (eindejaars/nieuwjaars)borrel of feestelijk evenement:  er zijn een heleboel gelegenheden waarbij bedrijven klanten, leveranciers en zakenrelaties uitnodigen voor een speciale bijeenkomst. De uitnodiging die je daarvoor verstuurd moet aanspreken, prikkelen. Daarmee vergroot je de kans op veel aanwezigen.

Tips voor een opvallende uitnodiging

Papier, drukwerk of digitaal
Een uitnodiging op het briefpapier van jouw bedrijf is uiteraard een goede keuze. Kies voor een wervende regel als kop en maak gebruik van een P.S., bijvoorbeeld om mensen te verwijzen naar informatie op een website.

Wil je extra uitstraling, overweeg dan om de uitnodiging te laten drukken. Je kunt dan ook kiezen voor een twee- of drieluik. Pas wel op dat je niet te veel tekst en beeld gebruikt. Een ruim ogende opzet spreekt het meeste aan.

Digitaal een uitnodiging versturen is ook een optie. De hardcopy variant heeft meestal wel wat meer attentiewaarde.

Vooraankondiging
We zijn vaak drukdrukdruk, dus hoe eerder mensen weten dat er iets bijzonders te beleven valt hoe beter. De uitnodiging verstuur je circa 4 weken voor de bijeenkomst. Om te voorkomen dat agenda’s dan al vol zijn, kun je er voor kiezen om een vooraankondiging te versturen. Hierin vermeld je de datum, tijd en om wat voor bijeenkomst het gaat. De overige informatie komt in de uiteindelijke uitnodiging.

Waar, wanneer, waarom
Kortweg zijn dat de belangrijkste ingrediënten van een goede uitnodiging. Vermeld datum, tijd en locatie opvallend, bijvoorbeeld in vetgedrukte letters of in een apart kader. Minstens zo belangrijk is het ‘waarom’. Wat is het voordeel voor de genodigde om tijd vrij te maken in zijn of haar agenda. Ga je een revolutionair product lanceren? Geef je een korte workshop, waar de klant in de praktijk zijn voordeel mee kan doen? Wil je toosten op de succesvolle samenwerking? Geef duidelijk aan wat iemand kan verwachten en omschrijf dat zo aantrekkelijk mogelijk. Als de ruimte in de uitnodiging het toelaat is het slim om er een enkel beeld bij te plaatsen.

Let op: maak de uitnodiging niet te druk door vetgedrukt, onderstreept, cursief en een paar geinige vormen   met elkaar te mixen. Hou het simpel.

RSVP of gewoon ‘graag uw antwoord over aanwezigheid’
Voor de organiserende partij is het wel zo handig als bekend is hoeveel personen de bijeenkomst bijwonen. Vraag in je uitnodiging om een reactie. Bijvoorbeeld per mail of sluit een antwoordkaart in. In meer formele uitnodigingen gebruik je RSVP, ofwel Répondez sà­l vout plait. Wat er op neerkomt dat je  vraagt of iemand laat weten of je op diens komst mag rekenen en dus ook als iemand niet komt. Minder formeel vraag je gewoon of iemand wil antwoorden op de uitnodiging.

En er is meer te doen

Reminder
Je kunt er voor kiezen om een week voor de bijeenkomst nog een (digitale) reminder te versturen. Daarin vermeld je dat je uitkijkt naar iemands komst en bijvoorbeeld een routebeschrijving en informatie over de parkeermogelijkheden.

Cadeautje
Is de bijeenkomst feestelijk en brengen gasten een cadeautje mee? Help hen dan op weg door je voorkeur kenbaar te maken of vraag om een gift voor een goed doel.

Bedank
Stuur circa 1 week na de bijeenkomst een bedankje of bedank iemand telefonisch persoonlijk. De ander zal het waarderen en het is een mooi en oprecht contactmoment om de relatie te verstevigen.

Daniëlle de Jonge

Praat mee

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *