Zo maak je snel een overzichtelijk bezoekverslag van klantafspraken

Als je klanten spreekt – telefonisch of persoonlijk – is het handig en verstandig om een (kort) verslag van de gesprekken te maken. Soms volstaat het om afspraken vast te leggen in een CRM-systeem. Andere keren is het beter om een verslag in Word te maken. Niet alleen voor jezelf, zodat je nog eens kunt opzoeken wat je allemaal hebt besproken. Ook voor jouw leidinggevende is het een goede manier om te weten wat er speelt bij klanten. En voor collega’s, die bijvoorbeeld tijdens jouw vakantie een klant spreken, is het een uitstekend middel om eenvoudig relevante informatie op te zoeken. Tips om snel een duidelijk verslag te maken.

De basiselementen van elk bezoekverslag

Voor zover nog niet aanwezig in jouw bedrijf: maak een standaard sjabloon voor het bezoekverslag. Daar staan de volgende onderdelen in:

Contactgegevens klant
Kijk of je een automatische koppeling kunt maken tussen een adresbestand van jouw klanten en het document waarin je verslagen zet. Dan hoef je het niet opnieuw in te voeren.

Gegevens gesprekspartner
Uiteraard de naam en daarnaast ook de functie, positie binnen het bedrijf (is het een beslisser, beïnvloeder, etc) en persoonlijke contactgegevens zoals direct telefoonnummer en e-mailadres. Eventueel kun je vragen en noteren of iemand ook op LinkedIn of zakelijk op andere social media te vinden is.

Praktische informatie over het gesprek
Denk aan datum, tijdstip en locatie. Ook de reden en/of het doel van het gesprek noteer je hier. Vermeld voor zover van toepassing wie er nog meer bij het gesprek aanwezig waren.

Het gesprek
Noteer de belangrijkste gesprekspunten, al dan niet aan de hand van de vooraf opgestelde agendapunten. Deze aantekeningen helpen je om je geheugen op een later tijdstip op te frissen. Schrijf in korte zinnen of puntsgewijs, maar wel met  zoveel tekst dat het ook voor een ‘buitenstaander’ te begrijpen is.

Afspraken
Afspraken over vervolgacties zijn een belangrijk onderdeel van het verslag. Zo weten alle partijen wat er te doen staat en wie het gaat oppakken. Zet acties die jij uit gaat voeren direct op een to do lijst of in je agenda.

Vervolgafspraak
Noteer hier wanneer er een volgend contactmoment is. Dat kan telefonisch zijn, een nieuwe persoonlijke afspraak of een notitie dat een collega contact op gaat nemen.

Maak er tijd voor vrij in je agenda, dat loont!

Voorafgaand aan een afspraak vul je het verslag al deels in. Doe de rest zo snel mogelijk na afloop van het gesprek. Eventueel doe je dit tijdens het gesprek. Bedenk wel dat – handmatig of via de laptop – invullen van een document voor veel afleiding kan zorgen wat het gesprek niet ten goede komt. Het verslag stuur je indien nodig naar alle personen die aanwezig waren bij het gesprek en je zorgt meteen voor de interne verspreiding bij jouw bedrijf. Stuur je het niet naar de klant? Kies er dan voor om de gemaakte afspraken en vervolgacties in een mail te bevestigen. Dat werkt voor iedereen het meest efficiënt.